Le passage de la crise sanitaire a modifié la plupart de nos habitudes quotidiennes. Ce facteur a aussi limité la liberté de déplacement. Alors, la signature électronique a été élaborée afin d’assurer la continuité des activités dans les entreprises. Qu'est-ce que la signature électronique ? Voici quelques informations qui peuvent vous aider.
Tout savoir sur la signature électronique
De la même manière que la signature manuscrite sur un document en papier, la signature électronique est un système permettant de s’assurer le contenu d’un fichier électronique et aussi d’authentifier l’auteur. Ce mécanisme concerne uniquement les documents envoyés par voie numérique. Celle-ci possède également la même valeur légale qu’une signature classique. Par contre, elles se diversifient par leurs formes, l’une est visible tandis que l’autre correspond à une suite de caractères. C’est une simple image de sa propre signature classique collée dans un document Word à une sécurité fiable. Sa création nécessite l'accord ou le consentement du signataire avant son attestation. Sur ce, il existe trois catégories de sécurité : la signature simple, avancée et qualifiée. La valeur légale de la signature dépend du niveau de sécurité. De cette façon-là, l’identité du signataire est authentique ou infalsifiable. Et les contenus du document sont définitifs et immuables. En outre, il faut aussi souligner que la signature numérique et électronique n’est pas pareille. La différence, c’est le fait que la signature numérique est une technologie cryptographique de chiffrement.
Pourquoi associer les signatures électroniques dans des contrats ?
Actuellement, d’innombrable personnel administratif et entreprise de toute taille font usage d’une signature électronique dans leur secteur professionnel. Elle est devenue une principale solution pour conclure un contrat entre deux parties. Ainsi, celle-ci permet de signer divers fichiers essentiels tels que les contrats de travail, les actes notariés, les bons de commande, les factures, les compromis de vente, le document juridique ou comptable, etc. Donc, il est possible d’utiliser la signature électronique dans la finalisation d’un contrat malgré la distance. En plus, cette signature électronique peut être combinée avec un autre logiciel de contrat. Ce logiciel est un autre moyen permettant de garder toute trace de ses documents. Par exemple, si vous aviez passé un contrat ou une négociation avec une entreprise, cela vous permettrait d’effectuer un suivi de vos dossiers. Ainsi, vous pouvez savoir si l’entreprise a validé votre contrat. En cas de validation, l'individu posera sa signature électronique sur le bas du contrat. Toutes les informations concernant le contrat seront automatiquement notifiées par e-mail. Par cette manière, achever des accords devient de plus en plus simple, rapide et surtout légal. C’est pour cela que la signature en ligne continue d’être indispensable dans le secteur des affaires.
Quels sont les avantages acquis par son utilisation ?
L’usage de la signature électronique apporte de nombreuses vertus pour ses utilisateurs. Tout d’abord, elle est suffisamment fiable et garantit qu'elle n'est susceptible d’erreurs grâce à des processus automatisés. Elle est aussi très efficace, car elle optimise beaucoup plus de temps lors de la création des contrats. Par exemple, vous n’êtes plus obligé d’inspecter manuellement si le document a été bien signé par la bonne personne. Chacun peut signer ses documents partout, à tout instant sur n’importe quel appareil de son choix. Il est ainsi possible de finaliser des affaires rapidement pendant ses vacances. Celle-ci est surtout très économique par rapport aux dépenses aux impressions, l’achat des outils imprimant, etc. Sans parler de la sécurité, chaque signature en ligne est toute plus sûre que les signatures manuscrites sur papier. Grâce au système de cryptage qui préservait l’irrévocabilité des contenus, les documents ne peuvent pas être échangés ou modifiés par d’autres personnes que le signataire avant sa réception. Cette dernière peut donc être servie comme preuve fiable en cas de litige.
L’utilité de l’horodatage sur une signature électronique
L’objectif d'un horodatage est assez simple : il enregistre le moment exact où une action a été effectuée. À noter qu'un contrat certifié par une signature électronique est automatiquement lié à son auteur. De ce fait, en cas de litige, vous pouvez facilement remonter vers la personne qui a géré le contrat. De plus, l'ajout d'horodatages est une garantie de pouvoir être librement échangé sur une plateforme numérique, avec la preuve d'une source de non-répudiation que le document n'est plus modifié par un tiers. Quelle que soit votre activité, vous pouvez utiliser en toute sécurité des horodatages pour protéger et authentifier vos fichiers, notamment vos échanges électroniques d'informations. Il est ensuite utilisé par de nombreux entrepreneurs pour vérifier leurs signatures électroniques dans diverses situations. En effet, que ce soit pour prouver le respect des délais, suivre des transactions électroniques, dater des événements importants, assurer l'intégrité de documents numérisés ou réaliser des ventes électroniques, vous pouvez utiliser des horodatages pour protéger vos signatures électroniques. L'horodatage est la solution idéale pour sécuriser et protéger les signatures électroniques, quel que soit le type de contrat en ligne conclu. Enfin, il est important pour un entreprise d’horodatages ses documents par raison des sécurités et fiabilités.
